Event biznesowy - co to jest i jak go zorganizować?
1 # Sprecyzowany pomysł
Jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek kroków ku realizacji eventu biznesowego, należy przemyśleć jego strukturę, charakter i efekt, który powinien uzyskać. Najlepszym rozwiązaniem będzie burza mózgów z osobami, które mają być zaangażowane w jego organizację. Gdy nie ma ku temu sposobności, należy pamiętać o podzieleniu się pomysłem z kimś innym, aby mógł go obiektywnie ocenić i podkreślić ewentualne zmiany. Pomocne może być poszukiwanie w sieci podobnych wydarzeń i zaczerpnięcie z nich jakiejś pojedynczej idei, charakterystycznej i przydatnej w naszej branży. W miarę możliwości starajmy się być oryginalni i jednocześnie nie odbiegający zbyt daleko od klasyki, której wymaga typowy event biznesowy.
2 # Strategiczna lokalizacja i termin
Organizacja jakiegokolwiek wydarzenia wymaga strategicznie wybranej lokalizacji oraz terminu, który będzie odpowiadał wszystkim zaproszonym gościom. Decydując się na wybrany dzień, nie można zapominać o tematyce eventu, jego charakterze oraz sprawdzeniu czy ta data nie jest już zarezerwowana na inne, istotne w branży wydarzenie. Podobnie jest z lokalizacją, która powinna być jak najlepiej dostosowana do wymagań organizatora oraz wyglądać estetycznie i elegancko. Wtedy sama w sobie doda uroku wydarzeniu i pozostawi ciekawe wrażenie na zaproszonych gościach.
3 # Realizacja krok po kroku
Organizacja eventu biznesowego wiąże się z ciężką pracą zespołową, wymagającą sporej wyobraźni i cierpliwości. Nie można zapomnieć o żadnym drobnym szczególe, a do tego trzeba przewidzieć zdarzenia czy niespodziewane sytuacje, które mogą w jakiś sposób wpłynąć negatywnie na przebieg wydarzenia. Realizacja krok po kroku na pewno ułatwi przygotowania i pomoże rozdzielić obowiązki polegające m.in. na zaproszeniu gości, promocji wydarzenia czy zamówieniu cateringu.
4 # Stały kontakt i aktualne informacje
Bez tego ciężko będzie liczyć na sporą frekwencję podczas eventu biznesowego. Oprócz ściśle określonego planu działania, warto część uwagi poświęcić również na ewentualne pytania od zaproszonych osób czy mediów. Poza tym nie zapominajmy, by samodzielnie odpowiednio wcześniej zacząć o nim mówić. Od czego mamy przecież niezbędne już dziś portale społecznościowe czy strony www?
5 # Materiały i zdjęcia
Dobre wydarzenie zapamiętane przez wszystkich gości to takie, po którym będą oni mogli mieć jakąś pamiątkę. Każdy event biznesowy powinien być uwieczniony przynajmniej na kilku fotografiach. Jeśli chcemy na nim przekazać jakąś ważną informację, nie zapomnijmy pozostawić uczestnikom materiałów z nią związanych. Wszystko zależy od charakteru i celu spotkania, które tak pieczołowicie przygotowywaliśmy.
- - - - -
Organizacja eventu biznesowego nie należy do stałych działań, którym zajmuje się dana firma. Jeśli jednak zdecyduje się już ona na tego typu promocję, należy do niej podejść profesjonalnie i z głową. Dobrze zorganizowany event to nie tylko świetna wizytówka organizatora, ale i ciekawe doświadczenie zawodowe, które w tym przypadku można zdobyć tylko w praktyce. Sprawdź też, jak zorganizować spotkanie firmowe poza biurem.
- - - - -
